Для эфектыўнай камунікацыі тон (сюрпрыз!) мае вялікае значэнне: 5 стратэгій для павышэння эфектыўнасці

Вы ведаеце, што камунікацыя мае вырашальнае значэнне для вашага даверу і эфектыўнасці, але, як і ў многіх іншых рэчах за апошнія некалькі гадоў, яе важнасць узрасла, а яе характар ​​змяніўся. З гібрыднай і дыстанцыйнай працай адлегласць стварае неабходнасць мець зносіны па-новаму і з большым акцэнтам на пісьме і асінхронных падыходах.

Што цікава, зносіны спрыяе псіхічнаму здароўю, інклюзіўнасць, упэўненасць, утрыманне і культура. І адзін элемент зносін вылучаецца: тон. Тое, як афармляецца ваша паведамленне і як яно ўспрымаецца атрымальнікамі, можа паўплываць на ваш і іх поспех.

Сувязь памяншае адлегласць

Новыя магчымасці для працаваць удалечыні ад офіса, з аддаленых месцаў і на адлегласці падкрэслілі ўплыў зносін. Па новых дадзеных ад Grammarly і Harris Poll82% інтэлігентных работнікаў кажуць, што аддаленая праца павялічвае патрэбу быць лепшым камунікатарам.

Акрамя таго, людзі змагаюцца за тое, каб заставацца на сувязі з калегамі, і 45% супрацоўнікаў кажуць, што іх асабістыя сувязі пацярпелі з-за гібрыднай працы. Гэты вопыт адрозніваецца ў залежнасці ад пакалення: 59% пакалення Z, 48% міленіалаў, 45% пакалення X і 28% бэбі-бумераў кажуць тое ж самае.

Цалкам 62% работнікаў кажуць, што лепшыя навыкі зносін неабходныя для выхавання разнастайнасці і інтэграцыі. Гэта асабліва дакладна для 75% работнікаў, якія ідэнтыфікуюць сябе як нейрадывергенты - якія паведамляюць, што неэфектыўная камунікацыя з'яўляецца перашкодай для ўключэння, у той час як толькі 64% нейротипических рэспандэнтаў згодныя. І 77% тых, для каго англійская з'яўляецца другой мовай (ESL), адзначаюць, што неэфектыўная камунікацыя з'яўляецца перашкодай у параўнанні з 68% тых, для каго англійская з'яўляецца асноўнай мовай.

Але добрая камунікацыя таксама стварае пазітыўны вопыт працы: 52% работнікаў кажуць, што асінхронная сувязь робіць іх працу больш гнуткай, 42% паведамляюць, што яны больш прадуктыўныя, а 34% кажуць, што адчуваюць большае пачуццё далучанасці. Акрамя таго, эфектыўная камунікацыя разглядаецца як прычына павышэння задаволенасці працай для 56% рэспандэнтаў і паляпшэння адносін з калегамі для 54%.

Тон і ўпэўненасць

Ёсць шмат фактараў эфектыўнай камунікацыі - ад зместу і тону да суперажывання, рэжыму і платформы - але тон, здаецца, асабліва важны. Фактычна, 53% інтэлігентных работнікаў кажуць, што тон важнейшы за змест зносін. Але 71% адчуваюць цяжкасці з выбарам правільных слоў, каб не пакрыўдзіць іншых, і 56% адчуваюць сябе няўпэўненымі ў тым, каб знайсці правільны тон для іх зносін.

Тон мае вялікае значэнне на тое, наколькі добра людзі працуюць разам. Калі зносіны мае пазітыўны тон,

• 62% адказваюць хутчэй
• 57% лепш рэагуюць на будучыя запыты
• 48% вырашаюць праблему або выконваюць працу больш якасна
• А 59% успрымаюць адпраўніка больш пазітыўна

Для тых, хто працуе ў розных офісах у ЗША, або ў розных офісах за межамі ЗША, або хто цалкам аддалены, кожны з гэтых працэнтаў павялічваецца ад 3% да 11%.

Стварэнне правільнага тону

Пошук правільнага тону - тонкі працэс і тонкая сумесь розных элементаў зносін. Вось як атрымаць правільны баланс.

№1 – Будзьце дзелавымі, але прыязнымі

Адзін з першых спосабаў знайсці правільны тон - быць дзелавым, але таксама прыязным. Вам трэба будзе адтачыць гэты падыход для вашай культуры і вашай ролі, але ў цэлым людзі цэняць прывітанне, а не ныраюць непасрэдна ў ваш кантэнт. І каментар накшталт «Я спадзяюся, што ў цябе ўсё добра» або а кароткае пацвярджэнне надвор'я або сезона можа забяспечыць станоўчую ўзлётна-пасадачную паласу для абмену бізнесам.

Вы захочаце быць кароткімі і асабліва выкарыстоўваць гэтую тактыку ў першым паведамленні, якое адкрывае тэму. Але тады вы захочаце засяродзіцца на сваёй справе без занадта фармальнага характару. Параўнайце лепшае зносіны з дзелавым паўсядзённым гардэробам, у якім вы не з'яўляецеся ў спартыўных штанах, але і не ў касцюме-тройцы. Вы сканцэнтраваны на выніках, якіх вам трэба дасягнуць, але з пазітыўным голасам.

№ 2 - Будзьце ўпэўненыя ў сабе, але не нахабныя

У зносінах вы будзеце найбольш эфектыўныя, калі збалансуеце ўпэўненасць і пакору. Будзьце яснымі і выказвайце пункт гледжання, але таксама прасіце даць інфармацыю, калі гэта дарэчы. Сваім тонам дайце зразумець адпраўніку, што ў вас ёсць уласны пункт гледжання, але вы таксама шануеце яго, ведаючы, што ў вас няма адказаў на ўсе пытанні.

№3 – Будзьце лаканічнымі, але не рэзкімі

Вы захочаце перайсці да сутнасці ў дзелавых зносінах, але пазбягайце кароткасці і рэзкасці. Указвайце кантэкст і не мяркуйце, што людзі ведаюць перадгісторыю вашага зносін, калі толькі вы не ўпэўнены, што яны ведаюць. Адрэдагуйце паведамленне перад адпраўкай, каб даць дастаткова дэталяў, не перагружаючы чытача.

Таксама ясна ўкажыце, што вы просіце. Падумайце аб тым, каб перайсці да сутнасці ў самым пачатку вашага камюніке, а затым даць больш падрабязную інфармацыю або інфармацыю ў апошняй частцы паведамлення.

Часам тое, што вы не ўказваеце, гэтак жа важна, як і тое, што вы робіце, таму будзьце выбарчыя ў тым, што вы кажаце, і ўключайце найбольш крытычныя элементы кантэнту. Акрамя таго, не злоўжывайце пісьмовым словам. Калі чытанне пісьмовага паведамлення зойме больш за пяць хвілін, уключае больш за пяць пунктаў або патрабуе больш за пяць залпаў, гэта, напэўна, лепш у якасці хуткага званка або вуснага абмену.

№ 4 - Будзьце пераканаўчымі, але не эмацыйнымі

Калі вы захапляецеся прадметам, калі вы злуецеся ці расчараваны, будзьце асабліва ўважлівыя да свайго адказу. Вы захочаце быць пераканаўчымі ў аргументацыі чагосьці, калі сітуацыя правільная, але пазбягайце абароны, эмацыйнасці або гневу у вашым тоне. Калі вы адчуваеце сябе асабліва зараджаным, вы можаце пачакаць некалькі гадзін, перш чым націснуць "Адправіць", ці нават паспаць, перш чым запусціць нататку.

№5 – Будзьце сапраўднымі, але не няўважлівымі

Больш за ўсё, вы хочаце быць самім сабой у сваім зносінах - у той жа час вы ўважлівыя да таго, што будзе мець найбольшае ўздзеянне на атрымальніка (атрымальнікаў) вашага паведамлення. Для кагосьці, хто вельмі арыентуецца на дадзеныя, вы захочаце прадставіць доказы, а для кагосьці больш адчувальнага вы можаце правесці дадатковы сказ на размінцы. Але не перашчыруйце і рабіце пераканайцеся, што вы сапраўдныя. Падумайце, як ваша паведамленне будзе прынята і як атрымальнік больш за ўсё любіць чуць і лепш за ўсё разумее інфармацыю.

Гэта Цуд

Выдатная камунікацыя можа будаваць адносіны і павысіць ваш аўтарытэт, але вы сутыкаецеся з мноствам перашкод. Вы выкарыстоўваеце слова, якое хтосьці трактуе негатыўна. Вы маеце намер тон, які атрымальнік няправільна прачытае. Вы затрымліваеце свой адказ, і ваш калега робіць няправільныя здагадкі аб тым, чаму вы гэта зрабілі. А пры пісьмовай камунікацыі вам не хапае ўсіх падказак і падказак, якія з'яўляюцца невербальнымі. Гэта нейкі цуд, што мы ўвогуле можам мець зносіны, калі вы думаеце пра бар'еры.

Але наўмыснасць дапамагае. Калі вы не спяшаецеся добра размаўляць, улічваеце сваю аўдыторыю, а таксама перачытваеце і рэдагуеце, вы атрымаеце плён.

Акрамя таго, калі вы з'яўляецеся атрымальнікам паведамлення, вы таксама можаце даць перавагу адпраўніку - ведаючы бар'еры, вы можаце глядзець далей за літаральныя словы і прыслухоўвацца да пазітыўных намераў.

Намер не тое самае, што ўздзеянне

Вы чулі, што намер не азначае ўздзеянне, і гэта асабліва актуальна для пісьмовай камунікацыі, асінхроннай камунікацыі і дыстанцыйнай камунікацыі. Але прыкласці намаганні варта таго, каб вы маглі наладзіць адносіны, павысіць свой аўтарытэт і дамагчыся бліскучага поспеху ў сваёй працы.